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El 45% de las empresas quiebran por esto. Que la tuya no sea una de ellas.

Trabajando con muchos emprendedores, descubrí que muchas veces el problema más grave que tenían era financiero.

Es común escuchar: “Las ventas van bien, dentro de lo esperado, pero no sé por qué me quedo sin efectivo a la hora de pagar las cuentas”. Para tomar consciencia de la dimensión de este problema, un estudio realizado en Colombia determinó que el 45% de las empresas que quiebran, lo hacen por problemas financieros.

Este problema se da cuando no tenemos un buen manejo de lo que se llama Ciclo de Caja.

El Ciclo de Caja es el tiempo que pasa entre que pagamos nuestra mercadería, materia prima, servicios, a nuestros proveedores, hasta que cobramos nuestras ventas. Si este ciclo es muy largo lo que ocurre es que necesitamos financiarnos de alguna forma, y generalmente, este financiamiento tiene un costo que hace reducir nuestras ganancias.

Los problemas aparecen cuando realizamos compras, sin tener en cuenta si el ciclo nos permitirá pagar estas compras.

En la siguiente línea de tiempo vemos un ejemplo. Si al realizar una venta, nos apuramos a realizar compras que se pagan antes de cobrar las ventas, tendremos un déficit, es decir, falta de efectivo para cubrir ese pago.

Ahora, ¿Cómo calculamos el ciclo de caja?

Primero debemos calcular el Período Medio de Pagos. Para esto podemos utilizar la siguiente fórmula:

El período que se suele tomar es un año. Entonces, si compramos $1.000.000 en el año, y al final todavía debemos $200.000:

(200.000 / 1.000.000) x 365 = 73 días

El resultado que obtenemos es la cantidad de días promedio que nos demoramos en pagar nuestras compras, según lo que nos permite cada proveedor.

Luego calculamos el Período Medio de Stock, es decir, el tiempo que en promedio conservamos nuestra mercadería antes de venderla. Para esto usamos la siguiente fórmula:

Por último debemos calcular Período Medio de Cobros. Para esto usamos la siguiente fórmula:

Ahora podemos calcular nuestro ciclo de caja haciendo:

Período Medio de Cobros + Período Medio de Stock – Período medio de pagos

Este ciclo es el que tenemos que intentar reducir lo máximo posible para evitar problemas financieros. ¿Cómo? acá van algunos consejos, y algunas preguntas que nos debemos hacer para resolver cada cuestión mejor:

Negociar mayores plazos para pagarles a los proveedores

  1. ¿Qué proveedores son los únicos que me ofrecen este bien o servicio, y para cuales puedo consultar en un competidor?
  2. ¿Soy un cliente importante para el proveedor, que le significa una gran parte de sus ventas totales?
  3. ¿Estoy aprovechando el plazo máximo de pago que me permiten los proveedores?
  4. ¿Estoy aprovechando descuentos por pronto pago?
  5. ¿Podría agruparme con otros compradores para negociar?
Bajar los períodos de cobro

  1. ¿Tengo un procedimiento de cobro efectivo y detallado para las cuentas corrientes?
  2. ¿Me convendría ofrecer descuentos por pago en efectivo o en el corto plazo?
  3. ¿Tengo clientes para los que soy el único proveedor posible de un bien o servicio?
  4. ¿Tengo clientes que representan una parte importante de mis ventas?
  5. ¿Tengo competidores?
Mantener un stock adecuado

  1. ¿Tengo una sistema adecuado para estimar cuánto stock debo mantener?
  2. ¿Hay formas de mejorar los tiempos de envíos y recepción de mercadería?
  3. ¿Tengo un lugar adecuado y lo menos costoso posible para mantener mi stock?
Reduciendo el ciclo de caja, vamos a evitar la mayor parte de nuestros problemas financieros. Es importante el ejercicio de minuciosamente buscar reducirlo lo máximo posible, para evitar tener que recurrir a financiamiento costoso de terceros.

* Publicado en el Blog del autor.