“5S” La disciplina del orden

¿Qué son las "5S"?

Las “5S” es un método de origen Japonés cuyo propósito radica en la importancia de hacernos comprender el mejoramiento de los procesos a través del orden y la limpieza mediante la implementación de 5 etapas (eses). No estamos diciendo simplemente que para mejorar hay que ordenar y limpiar, sino que lo que busca esta metodología es poder transformar nuestra manera de pensar, nuestra cultura intrínseca arraigada a los malos hábitos, de modo tal que nuestras acciones tiendan, de manera natural, a realizar lo correcto en relación a la mantención de nuestro entorno.

¿Dónde lo podemos aplicar?

Las "5S" pueden ser puestas en práctica en distintos ambientes los cuales pueden ser, fabricas, depósitos, oficinas, vehículos, bolsos o mochilas, en la vía pública, y hasta en nuestro hogar.

¿Por qué son 5 las S?

Cada una de las "s" son etapas que fueron establecidas para aplicar acciones cuya implementación irá cosechando el camino para llegar a la meta definida. De una manera práctica cada "s" será puesta en marcha, y así podremos ir visualizando y entendiendo como es que el orden y la limpieza deberían ser un factor natural para garantizar el éxito en un entorno desordenado. Cada una de las etapas en su idioma original comienza con la letra "s", por ello el nombre de la metodología.

Veamos cuales son cada una de los 5 etapas:

1. SEIRI                   → Clasificar: Lo que me sirve de lo que no me sirve
2. SEITON               → Ordenar: Lo que me sirve
3. SEISO                  → Limpiar: Una vez ordenado
4. SEIKETSU           → Estandarizar: Identificar lo establecido
5. SHITSUKE           → Disciplina: Cambiar los viejos hábitos a través de la noción y el entendimiento de las etapas anteriores

Profundicemos en cada una de ellas.

1º”S” SEIRI: CLASIFICAR

El objetivo de la 1º”S” es mantener únicamente aquello que es verdaderamente útil para la tarea que vamos a realizar o aquello que utilizamos a diario. Lo que no utilizamos a diario lo separamos según el tiempo de uso, y si nunca lo vamos a utilizar lo desechamos de forma permanente. De esta manera estamos clasificando lo necesario de lo innecesario. Por ejemplo: ¿Cuántas veces vemos cosas que ya no utilizamos en nuestro hogar y las dejamos porque nos da nostalgia tirarlas? Si nos desharíamos de esas cosas podríamos ganar espacio manteniendo solo aquello que necesitamos. Una de las formas de poder facilitar el entendimiento para alcanzar esta "S" es con una serie de preguntas especificas como por ejemplo: ¿Me sirve o no me sirve?, ¿Necesito todo lo que tengo?, ¿Existen cosas que no utilizo? ¿Son estas cosas las que utilizo con mayor frecuencia?

Con la aplicación de esta etapa podremos:

• Prevenir accidentes por la presencia de objetos innecesarios.
• Facilitar la búsqueda de herramientas, materiales, documentos y otros elementos de uso diario.
• Reducir el tiempo en la búsqueda de cualquier tipo de objetos.

2º “S” SEITON: ORDENAR

Una vez que separamos aquello que no nos sirve, podremos ordenar aquello que nos queda. El ordenamiento lo podemos hacer efectivo entendiendo el lema "un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar". De este modo podemos definir lugares para el ordenamiento de acuerdo a: frecuencia de uso (mientras más utilizo aquello que necesito más cerca lo debo tener) o por familia de elementos (elementos que son de una familia en particular deben ir todos juntos); por ejemplo: la disposición de un tablero de herramientas en un taller bien ordenado permitirá que las herramientas sean visibles a simple vista.

Con la aplicación de esta etapa podremos:

• Localizar los elementos que necesito de acuerdo a la frecuencia de uso.
• Mejorar la imagen de mi lugar.
• Disminuir la perdida de herramientas, documentos y otros elementos.

3º”S” SEISO: LIMPIAR

Luego de separar aquello que no utilizo y ordenar lo que sí, nos queda eliminar la suciedad. Esto significa mantener los lugares y elementos en condiciones de limpieza aptos, libres de polvo y mugre.

4º”S” SEIKETSU: ESTANDARIZAR

Durante esta etapa lo elemental será definir estándares para asegurar que los procesos se cumplan. Podemos entender como estándar a la forma o el método adecuado utilizado para garantizar el correcto proceder de aquello que definamos. Por ejemplo: Carteles que indiquen la salida de un lugar, identificaciones que nos indiquen la velocidad permitida en una ruta, caratulas en los manuales de las oficinas que indiquen su contenido, la identificación en las góndolas de los supermercados para saber donde se encuentra cada producto. Estos son solo algunos ejemplos de implementar estándares. En definitiva es identificar lugares / elementos y definir procesos para que sepamos que debemos hacer y como debemos proceder.

Implementando esta etapa podremos:

• Regresar a su lugar los objetos o documentos utilizados
• Identificar a simple vista cuando nos falta algo
• Saber como proceder y que hacer frente a determinado proceso

5º“S” SHITSUKE: DISCIPLINA

La última "s" es la disciplina. La disciplina es tener una conducta acorde a los valores aprendidos. Significa que nuestra manera de pensar debe cambiar para poder sostener en el tiempo las 4 "s" anteriores. Si no hay un cambio de mentalidad autentico para adaptarse al orden, de nada servirá implementar las 4 etapas antes mencionadas, ya que al poco tiempo volveremos al estado en el que nos encontrábamos. Hay que convertir en hábito lo aprendido. Debemos pensar que lo difícil no es llegar sino mantenerse en el tiempo. Adoptar la disciplina es ser conscientes de que el orden es ganancia en todos los sentidos.

Si todos pudiéramos ser conscientes de la importancia que tienen el orden y la limpieza en una sociedad, seguramente estaríamos mucho mejor. Pero nunca es tarde. El cambio lo podemos empezar ahora mismo!